Så kontrollerar du om ett företag redan har en LEI-kod (och hur du hittar den)

Att hitta en LEI-kod är ofta enklare än många tror. Den verkliga utmaningen brukar vara att veta var sökningen ska börja, vilka uppgifter som är mest tillförlitliga och hur man avgör om man faktiskt har hittat rätt företag.

För svenska bolag, stiftelser, föreningar och andra juridiska personer kan det här bli aktuellt i samband med handel med finansiella instrument, onboarding hos bank eller depåinstitut, rapportering enligt regelverk eller inför en förnyelse. Om det redan finns en registrerad LEI-kod är det klokt att hitta den först, i stället för att råka ansöka om en ny i onödan.

Vad en LEI-kod är och varför företag behöver hitta den

En LEI, Legal Entity Identifier, är en unik alfanumerisk kod med 20 tecken som används för att identifiera juridiska personer i finansiella sammanhang. Standarden bygger på ISO 17442 och syftet är tydligt: en juridisk person ska kunna identifieras på ett enhetligt sätt över marknader och länder.

I praktiken betyder det att ett företag kan kopplas till rätt juridisk identitet när en transaktion rapporteras, när en motpart verifieras eller när registeruppgifter granskas. Det minskar osäkerhet och gör kontrollkedjan betydligt tydligare.

Finansinspektionen anger att juridiska personer behöver LEI-kod för att kunna handla med värdepapper. Samtidigt framgår det att bolag som inte innehar eller handlar med finansiella instrument normalt inte behöver någon LEI. Därför börjar många med samma fråga: har företaget redan en kod, eller måste en ny registreras?

Vanliga situationer där en LEI-kontroll blir aktuell är:

• köp eller försäljning av värdepapper
• öppning av depå eller handelskonto
• årlig förnyelse av LEI
• byte av LEI-ombud
• kontroll av motpart inför transaktion

Så söker du i GLEIF:s Global LEI Index

Det säkraste första steget är att använda GLEIF:s offentliga register, Global LEI Index. Det är den globala databasen där LEI-poster görs tillgängliga offentligt, och den är öppen och gratis att använda för vem som helst. GLEIF beskriver också sin LEI Search som ett webbaserat sökverktyg för hela databasen.

Det här är viktigt av ett enkelt skäl: om en LEI-kod finns registrerad och publicerad, är det här den mest centrala källan att kontrollera. Du kan söka på juridiskt namn, och om du redan känner till själva LEI-numret kan du söka direkt på det. I många fall räcker det med några bokstäver ur företagsnamnet för att få upp rätt träfflista.

När du har fått en träff bör du inte stanna vid själva koden. Titta också på juridiskt namn, land, registreringsuppgifter och status. En LEI kan vara aktiv eller ha förfallit, ofta markerat som Lapsed. Koden finns då fortfarande, men den behöver förnyas för att vara aktuell i många finansiella sammanhang.

Det är också klokt att vara noggrann med stavning och bolagsform. Ett företag kan vara registrerat med fullständigt namn, inklusive exempelvis AB, Oy eller Ltd, medan vardagsnamnet ser annorlunda ut.

Hitta LEI-kod via företagsnamn, LEI-nummer och organisationsnummer

I många fall börjar sökningen med företagsnamnet. Det fungerar bra när namnet är distinkt och bolaget inte har genomgått större namnändringar. En LEI-sökningstjänst kan då ge ett snabbt svar och hjälpa dig vidare till rätt post.

LEI Service erbjuder sökning där man kan ange enhetens namn eller LEI-nummer. Det gör tjänsten användbar både när du letar från grunden och när du vill kontrollera att ett nummer du redan fått verkligen hör till rätt juridisk person.

Om du fortfarande är osäker kan organisationsnummer vara nästa steg.

Det är ofta den mest praktiska vägen för svenska juridiska personer, eftersom organisationsnumret minskar risken att blanda ihop företag med liknande namn. I samband med nyregistrering uppges det också gå att ange organisationsnummer om man inte vet om företaget redan har ett LEI-nummer, varpå kontrollen görs automatiskt mot GLEIF.

Ett enkelt sätt att tänka är att olika sökmetoder passar olika bra beroende på vad du redan vet:

• Företagsnamn: bra när du bara har bolagets juridiska namn eller ett välkänt handelsnamn
• LEI-nummer: bäst när du vill verifiera en kod du fått från bank, motpart eller intern dokumentation
• Organisationsnummer: starkt alternativ när flera företag har liknande namn eller när namnet nyligen har ändrats
• LEI-sökningstjänst: smidigt komplement när du vill kombinera snabb sökning med kontroll mot officiella register

För många företag är den effektivaste ordningen att först söka i GLEIF:s index och sedan använda en specialiserad LEI-sökningstjänst om träffbilden behöver snävas in.

Vilka uppgifter du ska kontrollera när du har hittat en LEI-kod

Att hitta en kod är bara halva arbetet. Den behöver också vara rätt.

Börja med att kontrollera att företagsnamnet stämmer exakt mot den juridiska personen du söker efter. Titta sedan på land, registreringsmyndighet och referens till företagsregister där sådan information visas. Om du arbetar i en koncern är det extra viktigt att kontrollera att LEI-koden avser rätt bolag och inte moderbolaget, ett systerbolag eller ett utländskt koncernföretag.

Statusen är nästa punkt. En LEI med status Active är normalt det du vill se. En post med status Lapsed visar att koden finns, men att den inte har förnyats inom gällande tidsram. Om syftet är handel med värdepapper eller annan reglerad användning behöver den ofta förnyas innan den fungerar som avsett.

Om uppgifterna verkar gamla eller felaktiga finns det också en funktion hos GLEIF kallad LEI Challenge, som kan användas för att initiera verifiering och snabb uppdatering av en LEI-post.

Vanliga orsaker till att du inte hittar rätt LEI-kod

Det vanligaste problemet är inte att koden saknas, utan att sökningen görs med fel ingångsvärde. Företag kan ha bytt namn, använda ett kommersiellt varumärke i stället för juridiskt namn eller vara registrerade med tillägg som man lätt glömmer bort.

Ett svenskt aktiebolag kan till exempel sökas på vardagsnamnet internt, medan LEI-posten ligger under hela den juridiska benämningen inklusive AB. För internationella bolag blir det ännu viktigare, eftersom stavning, språkversioner och nationella suffix kan skilja sig åt.

Ibland hittar man en LEI-kod, men den gäller fel enhet i samma koncern. Det är särskilt vanligt när flera bolag delar varumärke eller när ett svenskt dotterbolag och ett utländskt moderbolag har liknande namn.

Några typiska skäl till missade träffar är:

• gammalt företagsnamn
• sökning på varumärke i stället för juridiskt namn
• förväxling mellan moderbolag och dotterbolag
• stavfel eller fel land
• förfallen LEI som tolkas som borttagen

En annan orsak är att användaren söker efter en fysisk person. LEI gäller juridiska personer, inte privatpersoner. Om en bank eller mäklare efterfrågar identifiering för en privat kund är det alltså inte LEI som ska användas.

När företaget saknar LEI-kod helt

Om sökningen i GLEIF inte ger någon träff, och du också har kontrollerat företagsnamn samt organisationsnummer via en LEI-sökningstjänst, kan det vara så att företaget faktiskt inte har någon LEI ännu. Då är nästa fråga om en sådan behövs.

För juridiska personer som ska handla med värdepapper är svaret ofta ja. Finansinspektionen är tydlig med att juridiska personer behöver LEI-kod för att kunna handla med värdepapper. Det gäller många bolag som handlar aktier, obligationer, derivat eller andra finansiella instrument. Också depåinstitut kan vilja att kunden skaffar LEI i förväg för att framtida transaktioner ska kunna genomföras utan dröjsmål.

Om bolaget däremot inte innehar eller handlar med finansiella instrument finns det ofta inget omedelbart krav. Behovet kan ändå uppstå senare, och då är det en fördel att registreringen kan göras snabbt när underlaget är redo.

När en ny registrering blir aktuell brukar företag titta efter några praktiska saker:

• Pris i SEK: tydliga kostnader gör det lättare att planera, särskilt vid förnyelser
• Automatisk registerhämtning: minskar manuellt arbete när organisationsnummer används
• Snabb handläggning: värdefullt när handeln behöver komma igång snabbt
• Överföring av befintlig LEI: relevant om koden redan finns hos ett annat ombud
• Flerårig förnyelse: bra för bolag som vill minska administrationen

Ett officiellt registreringsombud som LEI Service kan vara ett praktiskt val när företaget vill ansöka, förnya eller flytta en LEI-kod utan att göra processen mer komplicerad än nödvändigt. För den som först vill kontrollera om koden redan finns är grundregeln ändå densamma: börja med GLEIF:s öppna register, och använd företagsnamn, LEI-nummer eller organisationsnummer för att bekräfta rätt träff innan nästa steg tas.